Integritetspolicy

Din integritet är viktig för oss och vi förbinder oss att respektera och skydda dina personuppgifter och din integritet i enlighet med gällande lagstiftning, branschregler och andra relevanta normer. All systemutveckling och affärsutveckling sker med respekt för den personliga integriteten. I detta dokument får du information om hur vi som personuppgiftsansvariga behandlar personuppgifter som samlas in om dig när du eller det företag du representerar tar kontakt med oss på ett eller annat sätt. (Ex. söker arbete, tecknar avtal, kontaktar vår helpdesk, använder våra appar och system el.dyl.)

För att förhindra obehörig åtkomst och för att upprätthålla riktigheten i informationen skyddar vi dina personuppgifter genom flertalet tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder.

Om du har några frågor angående vår behandling av dina personuppgifter eller om du vill utöva någon av dina rättigheter som vi beskriver nedan är du välkommen att kontakta oss på de kontaktuppgifter som framgår i slutet.

Vilka personuppgifter vi behandlar

De personuppgifter som vi behandlar är de uppgifter som du har lämnat till oss eller som vi har samlat in från dig eller en tredje part.

När du som kund ingår ett avtal med oss kommer du att lämna viss information om dig själv. Informationen du lämnar kan vara till exempel ditt namn och dina kontaktuppgifter. Vi kan även komma att behandla andra personuppgifter om dig som du lämnar till oss i egenskap av kund, leverantör, partner eller arbetssökande.

Ändamål och rättslig grund för behandlingen

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra vårt avtal eller vidta åtgärder som du begär innan ett avtal ingås:

• Om du som privatperson eller representant för ett företag gör ett köp, behöver IT-support eller ingår ett avtal med oss behandlar vi ditt namn, ditt kundnummer och dina kontaktuppgifter i syfte att administrera vårt kundförhållande inklusive din betalning. Vi behandlar även dessa uppgifter för att fullgöra våra skyldigheter som följer av de avtal som du har ingått med oss och för att förse dig med den information om de produkter och tjänster som du har begärt från oss, t.ex. för att skicka påminnelser om systemuppdateringar eller uppgraderingar. Dina personuppgifter som finns lagrade i våra system kan komma att behandlas för att utföra service och underhåll eller för att kunna göra felsökningar och konstatera och åtgärda fel i systemen.
• Om du begär en offert från oss behandlar vi ditt namn, dina kontaktuppgifter och uppgifter om offerten under offertens giltighetstid i syfte att kunna kontakta dig för att följa upp offerten och vidta åtgärder på begäran av dig innan ett eventuellt avtal ingås.

Uppgifterna är ett avtalsenligt krav och om uppgifterna som anges ovan inte lämnas till oss har vi inte möjlighet att fullgöra vårt avtal eller uppfylla våra åtaganden i förhållande till dig.

För vissa ändamål behandlar vi dina personuppgifter med stöd av intresseavvägning som laglig grund. Detta gäller i följande fall:

• Om du begär en offert från oss behandlar vi ditt namn, dina kontaktuppgifter och uppgifter om offerten med stöd av vårt berättigade intresse av att kunna underlätta för dig som potentiell kund samt för att skicka marknadsföring till dig. Syftet med behandlingen är att kunna kontakta dig och göra uppföljning av offerten samt skicka direktmarknadsföring via e-post, sms och postala utskick så att du kan få en uppdaterad offert med samma uppgifter och tillval som vid offertens utfärdande.
• Vi behandlar ditt namn och dina kontaktuppgifter såsom e-post, telefonnummer och adress för att kunna kommunicera med dig som kund eller representant för kund genom att skicka direktmarknadsföring och nyhetsbrev, påminnelser om uppdateringar via post, e-post eller sms. Vårt berättigade intresse är att kunna kommunicera med dig som tidigare har gjort ett köp eller ingått avtal med oss i marknadsföringssyfte.
• Vi behandlar ditt namn och kontaktuppgifter för att kunna kommunicera med dig som potentiell kund genom att skicka direktmarknadsföring och nyhetsbrev via post, e-post eller sms. Det gäller under förutsättning att du lämnat dina personuppgifter frivilligt, t.ex. i samband med en kundaktivitet eller liknande, eller att vi samlat in dina kontaktuppgifter i din egenskap av representant för ett företag eller organisation. Vårt berättigade intresse av att behandla dina personuppgifter är för att kunna kommunicera med dig som potentiell kund i marknadsföringssyfte.
• Om du lämnar in en dator för någon annans räkning eller ingår ett avtal med oss som representant för ett företag kan vi komma att behandla uppgifter om ditt namn, dina kontakt- och adressuppgifter samt uppgifter om datorn i den mån det är nödvändigt för att fullgöra våra åtaganden i förhållande till vår kund. Vårt berättigade intresse av att behandla dina personuppgifter är att kunna kommunicera med dig i egenskap av kontaktperson och för att följa upp vem som lämnade in datorn hos oss.
• Vi behandlar uppgifter som är kopplade till ditt helpdeskärende, t.ex. uppgifter om genomförda felsökningar och eventuella arbeten som tidigare har utförts, inklusive information om eventuella delar eller produkter som har reparerats, bytts ut eller installerats för att kunna utföra säkra servicetjänster. Behandlingen av sådana uppgifter görs av säkerhetsskäl så att rätt reparation och/eller service kan utföras. Vi behandlar dessa uppgifter för vårt berättigade intresse av att kunna visa att vi uppfyller våra åtaganden.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter med stöd av samtycke:

• Om du söker arbete hos oss behandlar vi de personuppgifter som du själv lämnar till oss via pappersdokument, e-post eller genom kontakt med någon av våra leverantörer inom rekryteringsområdet exempelvis externa webbplatser eller konsulter som genomför rekrytering åt oss. De personuppgifter vi kan komma att behandla om dig utgörs bland annat av namn, adress, e-postadress, personnummer, betyg, intyg, utbildningar och arbetslivserfarenheter, fotografi, resultat från tester, uppgift från bakgrundskontroll, resultat från drogtester, uppgift från referensperson (som exempelvis omdömen och hälsa) samt uppgifter som är nödvändiga för uppföljning av ett rekryteringsärende.

Utöver den behandling av dina personuppgifter som anges ovan utför vi även behandling som är nödvändig för att följa tillämplig lag, förordning eller myndighetsbeslut. Till exempel sparar vi uppgifter om ditt avtal med oss samt köphistorik i den utsträckning det är nödvändigt för att följa gällande bokföringslag och skattelagstiftning.

Vilka som kan få tillgång till dina personuppgifter

Dina personuppgifter kommer som utgångspunkt endast behandlas av oss. Vi kommer dock att dela dina personuppgifter med aktörer som behandlar personuppgifter för vår räkning, s.k. personuppgiftsbiträden.

För marknadsföringsändamål kan vi komma att dela dina kontaktuppgifter till reklambyråer och tryckerier för t.ex. tryck och distribution av utskick.

Våra IT-partners/leverantörer och eventuella andra leverantörer vi anlitar kan också komma att få tillgång till personuppgifter som vi behandlar om dig, dock endast i den utsträckning det är nödvändigt i syfte att dessa ska fullgöra sina åtaganden i relation till oss.

Dina personuppgifter kommer också att lämnas ut till följande aktörer som själva är personuppgiftsansvariga för sin behandling av dina personuppgifter:

• För betalning eller kreditupplysning kan vi komma att dela uppgifter om ditt kortnummer eller personnummer samt uppgifter om din ekonomiska situation till betalningsförmedlare och kreditföretag. Exempelvis Klarna.

Vi och våra samarbetspartners behandlar som huvudregel endast dina personuppgifter inom EU.

Hur länge vi sparar dina personuppgifter

Vi behandlar endast dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för att uppfylla det syfte för vilka personuppgifterna samlades in. Personuppgifter som vi behandlar i syfte att fullgöra vårt avtal med dig behandlas som utgångspunkt under den tid det är nödvändigt för att vi ska kunna administrera avtalsförhållandet och fullgöra våra åtaganden i förhållande till dig. För att följa tvingande lag, för att du har lämnat ditt samtycke till det eller för att vi har rätt att göra så enligt en intresseavvägning kan vi dock komma att spara dina personuppgifter under en längre tid i enlighet med nedan.

• Om du begär en offert sparar vi ditt namn, kontaktuppgifter och uppgifter om offerten för att kunna kontakta dig och göra uppföljning av offerten samt skicka direktmarknadsföring via e-post, sms och postala utskick under den tid som offerten är giltig samt under en period därefter om totalt max 24 månader från registrering av personuppgifterna och utfärdande av offerten i syfte att underlätta för dig och kunna erbjuda dig en uppdaterad offert med samma uppgifter och tillval från utfärdande.
• Om du har ingått avtal med oss sparar vi dina kontaktuppgifter under fem (5) år efter avtalet löpt ut. Vi anser oss ha ett berättigat intresse av att spara dina uppgifter under denna period med hänsyn till att IT-tjänster klassas som sällanköp. Vi tror att vår marknadsföring blir mer relevant för dig efter en tid då det är sannolikt att du kan komma att vilja teckna avtal på nytt. Vi kan därför komma att lagra dina kontaktuppgifter för att skicka direktmarknadsföring till dig via post, e-post eller sms.
• Om du har lämnat personuppgifter frivilligt, t.ex. i samband med en kundaktivitet eller liknande, sparar vi ditt namn och kontaktuppgifter för marknadsföringsändamål under en period av 24 månader från och med att uppgifterna mottogs från dig.
• Om dina personuppgifter har samlats in från annan än dig själv och rör kontaktuppgifter i din egenskap av representant för ett företag eller organisation sparar vi dina kontaktuppgifter för marknadsföringsändamål i 24 månader från och med insamlandet.

Dina personuppgifter kan sparas längre än vad som angetts ovan i den mån vi är skyldiga att göra det enligt lag, förordning eller myndighetsbeslut. Exempelvis i enlighet med bokföringslagen som råder för 7 år.

Sammanfattning av ändamål, laglig grund och gallringsfrister

Kontakt

Har du allmänna frågor om integritetsskyddet i vår verksamhet, vill ta del av Dina uppgifter eller har andra frågor rörande vår behandling av personuppgifter ber vi Dig kontakta oss:

Telefon: 0176-65 52 90
E-post: gdpr@relyit.se

Läs mer om GDPR hos Integritetsskyddsmyndigheten.